Возможно, у вас возникало ощущение, что чем больше вы работаете — тем больше у вас дел. Что огромная масса рабочего времени тратится впустую. Что вам нужно все больше часов в день, все больше дней в месяце, все больше месяцев в году и все больше лет в своей рабочей жизни на то, чтобы сделать все то, что от вас требует бизнес.
Делегируйте задачи.
Секрет грамотного управления своим временем прост: делегируйте как можно больше задач (отдавайте распоряжение выполнить их своим подчиненным). Смиритесь с тем, что вы сами просто никогда не сможете сделать все то, что от вас требует ваш бизнес и перестаньте корить себя за это. Вот простой алгоритм делегирования:
1) Решите, какие задачи можно делегировать;
2) Выберите подходящего для этой задачи сотрудника;
3) Дайте четкие указания;
4) Укажите время дедлайна (крайний срок выполнения распоряжения).
Задумайтесь об этом. Многие из нас ошибаются в выполнении всех 4 пунктов. Зачастую мы все делаем сами просто потому что знаем, что тогда мы выполним задачу именно так, как хотим. Внимательно подумайте и закройте на это глаза: в большей части случаев это не так уж и важно.
Большую часть заданий ваши подчиненные выполнят на твердую четверку. Смиритесь с этим и вы проживете дольше и обретете душевное равновесие. Осмотритесь вокруг: наверняка найдется пара подчиненных, которые вполне сносно могут выполнить любое ваше поручение. Ищите кого-то достаточно надежного и внимательного.
Этап инструктирования подчиненного особенно важен. Часто мы в спешке бросаем пару слов, всего лишь очерчивая задачу, в то время как жертва нашего делегирования только догадывается, что мы хотели, чтобы она сделала. Давайте максимально четкие инструкции и спросите в конце разговора, все ли понятно. Не забудьте про дедлайн и попросите сотрудника отчитаться о выполненной задаче.
Уменьшите доступность.
Мобильные телефоны, e-mail, skype, факс — зачастую все эти вещи не делают нашу работу более эффективной, зато они делают нас более доступными для беспокойства других людей. И эти люди съедают наше драгоценное время. Не раздавайте кому попало номер вашего сотового телефона и адрес электронной почты.
Умный в гору не пойдет.
Очень важно уметь расставлять приоритетность задач. Взгляните на список дел на сегодня и поставьте галочки напротив тех из них, которые принесут вам деньги или сохранят их. Займитесь этими делами в первую очередь.
Составьте сегодня список дел на завтра.
Не заканчивайте рабочий день, не выделив для себя 5 самых важных дел на завтра. Да, мы уже говорили об этом. Так сделайте это. Даже, если вы их помните. Это очень важно, потому что составление такого списка разгружает ваш мозг, и вы не будете нянчиться с этими проблемами на ночь глядя, а сможете спокойно поспать и отдохнуть.
Поутру следующего дня не откладывайте эти задачи в долгий ящик. Кто-то из великих сказал: «Делайте то, чего боитесь». Я перефразирую: «Делайте то, чего хотите избежать». Если Вы не будете выполнять те задачи, которые считаете важными, то они будут давить на вас и вы будете обвинять себя в лени и неорганизованности, что, опять таки, не лучшим образом скажется на эффективности вашей работы.
Разгрузите ваше расписание.
Помните: всегда найдутся срочные и неотложные дела, которые возникнут ниоткуда и вторгнуться самым бесцеремонным образом в ваше расписание. Кроме того, помните о том, что люди важнее вещей и именно люди и их работа приносят вам прибыль. Всегда оставляйте время на общение со своими сотрудниками, партнерами и посетителями.
Наведите порядок.
Внимательно осмотрите свое рабочее место и избавьтесь от всех документов и предметов, которые сочтете ненужными. Они отвлекают ваше внимание и «захламляют» работу.
